Die Anfertigung einer transparenten Kautionsabrechnung ist eine der wichtigsten Pflichten der Vermieter:
Vermieter haben die Kaution zurückzuzahlen, sobald alle Forderungen geklärt sind. Eine allgemeine „Wartefrist“ für die Erstellung der Abrechnung gibt es insoweit nicht. Alle nötigen Informationen müssen zeitnah eingeholt werden. Eine grundlose Verzögerung der Abrechnung und Rückzahlung ist nicht zulässig.
Die Rückzahlung darf sich verzögern, wenn noch Schäden geklärt oder reguliert werden müssen, oder wenn Rechnungen zu Schadensbeseitigungen noch nicht vorliegen.
Jede Position, die Sie gegen die Kaution geltend machen, muss sowohl dem Grunde als auch der Höhe nach belegt werden (Schadensdokumentation und Einkaufsbelege oder Rechnungen). Um die Abrechnung übersichtlich zu gestalten, hat sich die Nutzung einer Excel-Liste oder Tabelle als hilfreich erwiesen.
Wir empfehlen, dass Sie Ihre Mieter stets zeitnah über den Stand Ihrer Abrechnung informieren. Das zeigt den Mietern, dass Sie transparent vorgehen.
(Alle hier gegebenen Informationen dienen zur Orientierung über die praktischen Schritte der Kautionsabrechnung und stellen keine Rechtsberatung dar.)